Les données publiques sont soumises à deux principes différents, selon qu'il s'agit pour les personne de demander communication de documents administratifs ou qu'il s'agit d'engager les administrations dans la diffusion des documents administratifs, des données ou bases de données publiques. - Voir Données publiques

Les documents administratifs, produits ou reçus par les administrations dans le cadre d’une mission de service public, relèvent du droit à communication prévu par les articles L. 311-1 et suivants du CRPA 

À ce titre, les administrations doivent publier en ligne ou transmettre les documents administratifs à toute personne qui en fait la demande, selon les conditions prévues par l'article L. 311-2 du CRPA et sauf exceptions prévues aux articles L. 311-5 et L. 311-6 du même code.

De façon logique, l'article L. 311-2, alinéa 5 du CRPA précise que le droit à communication ne s'exerce plus lorsque les documents font déjà l'objet d'une diffusion publique.

L'article L. 311-2 du CRPA prévoit également que le dépôt aux archives publiques des documents administratifs communicables aux termes du présent chapitre ne fait pas obstacle au droit à communication à tout moment desdits documents. - Voir Données des archives

Selon l'article L. 311-9 du Code des relations entre le public et l'administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration :

1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;

2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ;

3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ;

4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L. 311-6.

Lorsqu'un document est détenu par l'une des administrations mentionnées à l'article L. 300-2 sur un support électronique et que le demandeur souhaite en obtenir copie sur un support identique ou compatible avec celui utilisé par cette administration, celle-ci indique au demandeur les caractéristiques techniques de ce support. Elle lui indique également si le document peut être transmis par voie électronique. - Article R. 311-10 du CRPA

Le silence gardé par l'administration, saisie d'une demande de communication de documents en application de l'article L. 311-1, vaut décision de refus. - Article R. 311-12 du CRPA

Il existe deux régimes concomitants applicables à la diffusion des documents administratifs : 

• Les administrations peuvent diffuser les documents administratifs qu’elles produisent ou reçoivent au cours de leur mission de service public. – Article L. 312-1 du Code des relations entre le public et l’administration
• Les administrations doivent diffuser :

1° les documents qu’elles communiquent en application des procédures prévues par le CRPA, ainsi que leurs versions mises à jour ; 

2° les documents qui figurent dans le répertoire des informations publiques (RIP) que chaque administration tient ; 

3° les bases de données mises à jour de façon régulière, qu’elles produisent ou reçoivent et qui ne font pas l’objet d’une diffusion publique par ailleurs ; 

4° les données mises à jour de façon régulière, dont la publication présente un intérêt économique, social, sanitaire ou environnemental (données relatives à la qualité de l’air, données géographiques, données financières comme le budget, la commande publique, les subventions, etc.).

– Article L. 312-1-1 du Code des relations entre le public et l’administration

Ainsi, les données mises à jour de façon régulière, dont la publication présente un intérêt économique, social, sanitaire ou environnemental doivent être diffusées en ligne dans des standards ouverts par les administrations.

Aucune condition d’achèvement ne s’applique pour la publication en ligne de ces données et bases de données publiques.

Le principe de diffusion des données publiques ou des bases de données publiques connaît cependant des limites dues au respect d'intérêts légitimes protégés par la loi. - Voir Limites au principe de diffusion des données publiques

Il n’existe pas de protocole unique imposé aux administrations pour diffuser les jeux de données en ligne, mais chaque protocole utilisé doit se conformer à la dernière version en vigueur du Référentiel général d’interopérabilité (RGI). – Direction interministérielle du numérique et du système d’information et de communication de l’État (DINUM), Référentiel général d’interopérabilité, version 2.0, Arrêté 20 avril 2016. 

Les jeux de données doivent être lisibles par une machine et l’accès aux données ne peut être conditionné par la création préalable d’un compte personnel. 

– CNIL et CADA, Guide pratique de la publication en ligne et de la réutilisation des données publiques, p. 20.