Principes généraux de l'archivage
- Lexique : Archive
« Ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ».
Le Code du patrimoine détermine les conditions de collecte, de conservation, de protection et de communication des archives, publiques et privées.
I. Principes applicables aux archives publiques
A. Notion d'archive publique
1. Définitions
- Lexique : Archive publique
« Les archives publiques sont :
1° Les documents qui procèdent de l’activité de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ;
2° Les documents qui procèdent de la gestion d’un service public ou de l’exercice d’une mission de service public par des personnes de droit privé ;
3° Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels et les registres de conventions notariées de pacte civil de solidarité ».
En ce qu'elles présentent un intérêt public du point de vue de l'histoire, de l'art, de l'archéologie, de la science et de la technique, les archives publiques font partie du domaine public mobilier de la personne publique propriétaire. – Article L. 2112-1 Code général de la propriété des personnes publiques
Le régime applicable aux archives publiques est prévu aux articles L. 212-1 et suivants du Code du patrimoine.
La gestion des archives publiques est soumise au contrôle du service interministériel des archives de France (SIAF), de la direction générale des patrimoines. – Article R. 212-2 du Code du patrimoine.
Sous son contrôle des institutions et des organismes peuvent assurer la conservation des archives. – Article R. 212-3 du Code du patrimoine
Données de la recherche
Les données de la recherche qui procèdent de l’activité d’un établissement public de recherche peuvent être qualifiées d’archives publiques et doivent être traitées en conséquence.
Trois catégories d’archives sont distinguées :
- les archives de tutelle : archives ministérielles qui peuvent être produites en matière de recherche scientifique, selon les cas, par différents ministères (ministère de l’Industrie, ministère de l’Équipement, ministère de l’Agriculture, ministère de la Défense, ministère des Transports, de la Mer et de la Pêche, ministère de l’Écologie, du Développement durable et de l’Énergie, etc.) ;
- les archives propres des institutions de recherche et d’enseignement supérieur (archives administratives ou scientifiques) ;
- les archives personnelles des chercheurs qui sont généralement considérées comme des archives privées (v. infra) car appréhendées à travers leur support physique. Par exemple, les manuscrits de Louis Pasteur ou de ceux de Pierre et Marie Curie, consultables à la Bibliothèque nationale de France.
2. Distinctions
Trois catégories d'archives doivent être distinguées :
- Archives courantes : sont considérées comme des archives courantes les documents qui sont d’utilisation habituelle pour l’activité des services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus. – Article R. 212-10 du Code du patrimoine. Ce sont donc les documents utilisés quotidiennement, nécessitant qu’ils doivent être facilement et rapidement accessibles.
- Archives intermédiaires : sont considérées comme des archives intermédiaires celles qui ne peuvent en raison de leur intérêt administratif faire l’objet de sélection ou d’élimination. – Article R. 212-11 du Code du patrimoine. Ce sont donc les documents non couramment utilisés mais présentant un intérêt administratif. Ces fichiers ou dossier sont conservés à titre de preuve ou de référence. Ils doivent être rapidement accessibles.
- Archives définitives : ont considérées comme des archives définitives les documents qui ont subi les sélections et éliminations prévus par le Code du patrimoine et qui sont à conserver sans limitation de durée pour leur valeur scientifique, historique ou patrimoniale. – Article R. 212-12 du Code du patrimoine.
Tri et sélection des archives publiques
Le tri et la sélection des archives sont opérés selon les règles prévues par les articles R. 212-13 et R. 212-14 du Code du patrimoine.
Leur classement en tant qu'archives courantes, intermédiaires ou définitives est réalisé par accord le service, l'établissement ou l'organisme intéressé et le service interministériel des archives de France de la direction générale des patrimoines et de l'architecture, qui déterminent leurs durée d'utilisation (archives courantes), de conservation (archives intermédiaires), leur destination définitive : classement en tant qu'archives définitives ou leur élimination.
La sélection des documents incombe à la personne chargée du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives. Toutefois, pour des catégories de documents limitativement définies, des autorisations de sélection et d'élimination peuvent être accordées par celle-ci aux services, établissements et organismes dont proviennent les documents.
Les archives courantes peuvent devenir des archives intermédiaires, puis définitives.
B. Régime juridique de conservation des archives publiques
1. Conservation des archives publiques définitives
En principe, seuls les services publics d’archives peuvent conserver les archives publiques définitives :
- le service interministériel des archives de France (SIAF),
- les Archives nationales,
- les Archives nationales d’Outre-mer,
- les Archives nationales du monde du travail,
- les services départementaux d’archives,
- les services communaux et intercommunaux d’archives,
- les services régionaux d’archives,
- le ministère de l’Europe et des affaires étrangères,
- le ministère des armées.
Par dérogation, certains organismes publics peuvent être autorisés à conserver eux-mêmes leurs archives définitives, à condition de les traiter et de les communiquer au public conformément aux règles en vigueur des services publics d’archives. – Article L. 212-4, I du Code du patrimoine
En revanche, les archives définitives ne peuvent jamais être conservées par des entreprises privées. – Article L. 212-4 du Code du patrimoine
Durée
Les archives définitives sont conservées sans limitation de durée. - Article R. 212-12 du Code du patrimoine
L’archivage pérenne permet d’assurer une conservation des données pour une durée de 30 ans minimum, ce qui suppose sur un plan technique d’en assurer l’accès et l’intelligibilité à travers le temps malgré l’évolution des technologies. Doivent ainsi être pris en compte l’obsolescence du matériel et du format fichier, la disparition du logiciel de lecture, la perte de la signification du contenu, etc.
Les archives publiques sont imprescriptibles, ce qui signifie qu'elles peuvent être revendiquées sans que l'action puisse être déclarée prescrite par l'écoulement du temps. Le propriétaire du document, l'administration des archives ou tout service public d'archives compétent peut ainsi engager une action en revendication d'archives publiques, une action en nullité de tout acte intervenu en méconnaissance du deuxième alinéa ou une action en restitution.- Article L. 212-1 du Code du patrimoine
2. Conservation des archives publiques courantes et intermédiaires ayant fait l’objet d’une sélection
Pour la conservation des archives courantes et intermédiaires, les organismes et services producteurs de données peuvent assurer eux-mêmes la conservation de leurs archives.
Plusieurs conditions doivent cependant être réunies :
- conditions de conservation par les organismes et les services producteurs de données : lorsque les administrations ou les organismes présentent les conditions satisfaisantes de conservation, de sécurité, de communication et d’accès des documents, l’administration des archives peut leur laisser le soin de conserver ces documents d’archives. – Article L. 212-4, I du Code du patrimoine
- conditions de sélection des documents : les documents doivent avoir fait l’objet d’une sélection à l’issue de leur période d’utilisation courante. Sont alors séparés les documents à conserver de ceux sans utilité administrative ou intérêt historique ou scientifique, destinés à l’élimination. – Article L. 212-2, al. 1er du Code du patrimoine
- conditions d’élimination des documents : la liste des documents ou catégories de documents destinés à l’élimination ainsi que les conditions de leur élimination sont fixées par accord entre l’autorité qui les a produits ou reçus et l’administration des archives. – Article L. 212-2, al. 2 du Code du patrimoine
Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives à condition de veiller à leur gestion, leur conservation et leur mise à disposition dans l’intérêt public et sous le contrôle scientifique et technique du service interministériel des archives de France (SIAF) – Articles L. 212-6 et L. 212-6-1 du Code du patrimoine
Conservation des archives par les institutions publiques de recherche
En tant que producteurs de données, les institutions publiques de recherche peuvent procéder à la conservation de leurs données sous le contrôle scientifique et technique de l’administration des archives.
Comme d'autres personnes publiques productrices de données qualifiées d'archives publiques, les institutions publiques de recherche peuvent cependant, après déclaration préalable à l’administration des archives, confier la conservation des archives publiques courantes et intermédiaires sur support numérique à des prestataires agréés par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF), dont le Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur (CINES).
Le dépôt des archives auprès du prestataire agréé doit faire l’objet d’un contrat qui prévoit :
- les conditions de sécurité et de conservation des documents déposés ;
- les modalités de leur communication et de leur accès, du contrôle de ces documents par l’administration des archives et de leur restitution au déposant au terme du contrat.
– Article L. 212-4, al. 5, du Code du patrimoine
Le stockage des archives publiques courantes et intermédiaires peut également, à certaines conditions (agrément, secret, normes techniques de sécurité, etc.), être confié à des entreprises privées.
Lorsque les archives publiques comportent des données personnelles elles doivent faire l’objet d’une sélection.
Ainsi, les données destinées à être conservées doivent faire l'objet d'un tri et être séparées de celles sans utilité administrative ou intérêt scientifique, statistique ou historique, destinées à être éliminées. Leur élimination peut se faire à l’expiration d’une durée qui n’excède pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. – Article 4, 5° de la Loi informatique et libertés ; Article L. 212-3 du Code du patrimoine
Les données à caractère personnel qui sont traitées exclusivement à des fins archivistiques dans l'intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques font l'objet de dérogations quant à la durée du traitement, sous réserve de garanties adéquates pour protéger les droits et libertés des personnes concernées, telles que la pseudonymisation ou l’anonymisation des données.
3. Conservation des archives publiques courantes et intermédiaires n’ayant pas encore fait l’objet d’une sélection
Les archives publiques courantes et intermédiaires qui n’ont pas encore fait l’objet d’une sélection sont conservées par les personnes mentionnées à l’article L. 211-4 du Code du patrimoine sous le contrôle scientifique et technique de l’administration des archives, c'est-à-dire :
- l’État,
- les établissements publics,
- les collectivités territoriales,
- les personnes morales de droit public,
- les personnes de droit privé exerçant une mission de service public ou gérant un service public.
Dans ce cas, ils peuvent décider de mutualiser entre eux, au moyen d’une convention, la gestion des documents d’archives publiques par la mise en commun d’équipements, de personnel, de services, ou de moyens matériels, logistiques ou financiers – Article L. 212-4, II du Code du patrimoine
Les personnes publiques peuvent également déposer tout ou partie des documents qu’elles détiennent auprès de prestataires agréés à cet effet par l’administration des archives.
Ce dépôt peut se faire à condition que la personne qui détient les documents qu’après en avoir fait la déclaration à l’administration des archives.
Ce dépôt doit faire l’objet d’un contrat qui prévoit les conditions de sécurité et de conservation des documents déposés ainsi que les modalités de leur communication et de leur accès, du contrôle de ces documents par l’administration des archives et de leur restitution au déposant au terme du contrat.
II. Principes applicables aux archives privées
- Lexique : Archive privée
« Ensemble des documents […] qui n'entrent pas dans le champ d'application de l'article L. 211-4 du Code du patrimoine ».
Les archives privées concernent tous les documents qui n’entrent pas dans la définition des archives publiques.
Leur régime juridique est prévu par les articles L. 212-15 et s. du Code du patrimoine.
Aucune obligation ne contraint le propriétaire à en accepter le versement dans un fonds d’archives publiques. Son consentement est donc toujours requis. – Article L. 213-6 du Code du patrimoine. Le propriétaire peut donc refuser d’accorder la communication immédiate des archives, imposer un délai de carence avant divulgation, etc.
À défaut du consentement du propriétaire, le classement d’archives privées peut cependant être prononcé d’office par décret pris sur avis conforme du Conseil d’État. – Article L. 212-17 du Code du patrimoine
L’initiative d’une procédure de classement peut être prise soit par le propriétaire des documents, soit par le ministre chargé de la Culture ou des ministres des Affaires étrangères et de la défense, dans leur domaine de compétence respectifs.
La gestion des archives publiques est soumise au contrôle du Service interministériel des Archives de France (SIAF), de la direction générale des patrimoines. Ces attributions s'exercent tant sur les archives courantes qu'intermédiaires et définitives. – Article R. 212-2 du Code du patrimoine
Le contrôle scientifique et technique exercé par le SIAF porte sur les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d'élimination ainsi que sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives. Il est destiné à assurer la sécurité des documents, le respect de l'unité des fonds et de leur structure organique, la qualité scientifique et technique des instruments de recherche, la compatibilité des systèmes de traitement et la mise en valeur du patrimoine archivistique. – Article R. 212-3 du Code du patrimoine